1.1 Wie zijn wij
Uw gegevens worden verwerkt en behandeld door VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs – Fabriekstraat 118, 9200 Dendermonde. U kan ons contacteren voor extra informatie en/of bijkomende vragen via gdpr@stoomtrein.be
1.2 Welke persoonsgegevens worden behandeld en hoe worden deze verwerkt door VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs?
1.2.1 Gegevens die we rechtstreeks verzamelen en van u opvragen
1.2.1.1 Als werkend of steunend lid
Als werkend of steunend lid vraagt VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs volgende gegevens:
- Naam, voornaam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, telefoonnummer, medische aandoeningen of allergieën,..
Identificatiegegevens: geboortedatum & rijksregisternummer
*Identificatiegegevens zijn nodig bij het volgen van specifieke opleidingen/keuringen om vervolgens bepaalde attesten te kunnen uitreiken. Dit laatste kadert in de aan te vullen vereisten van het centrale veiligheidsregister.
Als werkend lid hebt u toegang tot een centraal ledenplatform waarbij contactgegevens, exploitatieverslagen, verslagen van de raad van bestuur of algemene vergadering, afbeeldingen, etc. Kunnen worden teruggevonden. U geeft hier de toestemming tot het gebruik en weergave van Uw persoonsgegevens door het huishoudelijk regelement van VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs te ondertekenen. U heeft het recht Uw persoonsgegevens in allen tijde in te kijken en/of aanpassen.
1.2.1.2 Klantgegevens
VZW Stoomtrein Dendermonde vraagt informatie op met betrekking tot het vormen van een klantprofiel. Een voorbeeld hier is als u een online reservering doet, een trein afhuurt, een boeking bevestigd voor een fotoshoot of een aankoop doet in de boekenshop waarbij de klantgegevens kunnen worden opgevraagd en verwerkt in onze administratie.
Nodige persoonsgegevens:
- Naam, voornaam, adres, mailadres, telefoonnummer, facturatiegegevens,..
1.2.1.3. Wanneer U ons telefonisch bereikt
Wanneer u ons telefonisch bereikt kunnen uw gegevens worden genoteerd, én worden doorgegeven aan de juiste persoon die zal instaan om uw contactvraag zo correct mogelijk te beantwoorden. Dit om onze interne werking dusdanig te optimaliseren.
1.2.1.4 Inschrijving nieuwsbrief
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs informeert periodiek zijn of haar belanghebbenden via een nieuwsbrief die wordt uitgestuurd via Mailchimp. Hiermee wordt informatie gedeeld over de werkzaamheden en rijdagen van de VZW.
Uw nodige contactgegevens: naam, voornaam & mailadres.
1.2.1.4 Wanneer U onze website bezoekt
Onze website maakt gebruikt van cookies. Als u onze website bezoekt worden er cookies op uw computer, smartphone of tablet geplaatst, die u zullen herkennen als u de website nog eens bezoekt. Deze hebben tot doel uw voorkeuren en instellingen te onthouden zoals bijvoorbeeld taalvoorkeur.
Lees meer onderaan deze pagina over cookie policy van VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs.
1.2.1.5 Samenwerkingsverbanden
De VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs bouwt verschillende soorten samenwerkingsverbanden tussen verschillende partijen zoals sponsors, andere vzw’s, gemeentes, DVIS, etc. Hier worden de nodige gegevens verwerkt en behouden die een noodzakelijke meerwaarde bieden voor de nodige administratie en communicatie.
Gegevens: Naam organisatie, contactgegevens, KBO nummer, facturatie gegevens, adres, naam contactpersoon,..
1.2.2 Gegevens die we onrechtstreeks verzamelen of publieke gegevens
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs verwerkt soms publieke gegevens. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld onderhevig aan een publicatieplicht, of het zijn gegevens die u zelf heeft bekend gemaakt en bijvoorbeeld te vinden zijn op Uw website. Deze gegevens kunnen dienen om onze marketingdoeleinden en/of de interne werking te versterken.
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs kan ook gegevens van derden ontvangen die betrekking hebben op U. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor een mogelijke prospectie die tot doel heeft bepaalde segmenten binnen de VZW te optimaliseren.
1.3 Waarom gebruikt VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor volgende zaken:
Contactgegevens van alle leden vergaren om deze op verscheidene manieren te kunnen bereiken en/of te informeren
Opleidingen te kunnen organiseren en de nodige attesten te kunnen uitreiken
Het veiligheidsregister aan te vullen
Een klantprofiel op te kunnen maken
Correcte facturen opstellen
Uw vraag zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden
U te informeren
Samenwerkingsverbanden te kunnen garanderen
Onze website te verbeteren
Onze algemene werking te optimaliseren
1.4 Verwerkingsgronden
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs houdt uw persoonsgegevens bij omdat deze nodig zijn voor de uitvoering van een attest, de opmaak van een klant of vrijwilligerprofielprofiel, omdat we een gerechtvaardigd belang als gegevensverwerker hebben of omdat U in het verleden al toestemming gaf.
1.5 Doorgeven van mijn gegevens aan derden
De gegevens die U aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden (zie punt 1.3) of omwille van wettelijke verplichtingen.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
Het opslaan van gegevens die nodig zijn voor onze werking
Externe communicatiedoeleinden zoals het verspreiden van een nieuwsbrief, magazine of uitnodiging.
De hosting van onze website
Inzage van het veiligheidsregister door het controle- en veiligheidsorgaan DVIS
Een extern reservatiesysteem
Daarnaast kan een lokale overheid en/of veiligheidsorgaan (DVIS) gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.
Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.
1.6 Bewaartermijn gegevens
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs zal de gegevens nooit langer bewaren met betrekking tot het vooropgestelde doel, met de inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs neemt volgende acties die verband houden met de bewaartermijn van uw gegevens:
Ledenlijsten en het veiligheidsregister worden jaarlijks geupdatet. Gegevens van leden die zich niet meer aansluiten worden na 2 jaar verwijderd.
Sommige gegevens worden voor een onbepaalde duur bijgehouden aangezien deze betrekking hebben tot het archiveren van documenten zoals verslagen van een vergadering, aanwezigheidslijsten, boekhoudkundige documenten, veiligheidsverslagen, exploitatieverslagen, etc.
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs heeft acties ondernomen uw gegevens te beschermen, met name het verlies van gegevens, het onrechtmatige gebruik of manipulatie van uw persoonsgegevens door anderen tegen te gaan.
1.7 Inzage en aanpasbaarheid van Uw gegevens
1.7.1 U hebt toegang tot uw persoonsgegevens
U kan Uw persoonsgegevens die VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs heeft opgeslagen inkijken door het recht op inzage uit te oefenen.
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs zal u binnen een korte termijn een overzicht gegeven van Uw persoonsgegevens, die worden bijgehouden.
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs verwerkt geen gegevens in bijzondere categorieën (ras, etnische afkomst, seksuele geaardheid,..)
1.7.2 U hebt het recht uw gegevens te wijzigigen of verbeteren
Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens, vragen we om deze mee te delen. Zodat wij deze kunnen aanpassen en/of vervolledigen.
1.7.3 U hebt het recht Uw gegevens te laten verwijderen
Indien u van mening bent VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs uw gegevens op een niet correcte manier verwerkt of aan een foutief doel koppelt, hebt u het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Doch zullen er beperkte gegevens worden bijgehouden, in lijn met de wettelijke bepalingen, veiligheidscontroles of behoud van attesten en verslagen.
1.7.4 Uw persoonsgegevens beperken
U kan de verwerking van uw persoonsgegevens laten beperken. Zo kan VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs enkel uw gegevens aanpassen of gebruiken met de nodige toestemming. Uw persoongegevens blijven wel opgeslagen, maar mag geen verdere verwerking meer doen zonder Uw toestemming.
1.7.5 U kunt weigeren dat bepaalde persoonsgegevens automatisch worden verwerkt
Sommige processen met betrekking tot gegevensverwerking lopen automatisch. U heeft het recht om deze uit te schakelen.
Zie gebruik van cookies.
1.7.5 contact met betrekking inzage en aanpasbaarheid gegevens
Indien U één of meerdere van de hierboven genoemde acties wilt ondernemen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@stoomtrein.be – en hierbij duidelijk aan te geven welk recht U wilt uitoefenen.
Voor inhoudelijke vragen over deze privacyverklaring gelieve contact op te nemen met gdpr@stoomtrein.be
U heeft het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, indien volgens U VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs zich niet houdt aan de opgesomde rechten zoals hierboven beschreven: commission@privacycommission.be
1.8 Wij beschermen uw gegevens
VZW Stoomtrein Dendermonde-Puurs doet er alles aan om uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen! Uw privacy is belangrijk voor ons!
1.9 Wijzigingen privacyverklaring
Dit document kan in de loop der tijd onderhevig zijn aan wijzigingen. Elke aanpassing wordt op voorhand meegedeeld.